Tu propio correo de empresa en Outlook.com

Sin duda alguna, hoy en día disponer de correo electrónico se hace indispensable para cualquier empresa, independientemente de su tamaño (PYME, microempresa o autónomo). Sin embargo a menudo podemos ver, que especialmente pequeñas empresas y autónomos, descuidan del todo su imagen, funcionando con cuentas de un servicio gratuito como los conocidos @gmail.com, @hotmail.com o @yahoo.es. Creo que esto en ocasiones se produce por varias razones:

• Por descuido o dejadez, no llegan a cuidar su imagen.
• Desconocimiento, de cómo disponer de un dominio propio.
• Falsa creencia a que es algo accesible a empresas de mayor envergadura.
• Miedo a que sea un servicio excesivamente caro.
• La cultura del todo gratis, para qué pagar un sólo céntimo cuando puedo tenerlo gratis, pero aquí damos una bofetada a nuestra imagen corporativa.

Es por ello que en esta entrada trataré de dar un repaso a las ventajas de usar el renovado servicio Hotmail, ahora Outlook.com, ventajas, sí has leído bien, porque este servicio tiene muchas ventajas que podemos aprovechar y lo que es mejor, al mismo tiempo lo podemos bordar usando nuestro propio dominio corporativo.

En definitiva, que por el precio de registrar un dominio en Internet (menos de 15$ al año) podemos disponer de un robusto sistema de correo corporativo.

Qué ventajas aporta Outlook.com

Probablemente ya sepas que recientemente a Hotmail le hicieron un buen lavado de cara, con lo que han conseguido una imagen moderna, optimizar su interfaz de usuario, acorde al estilo de Windows 8 y sobre todo han simplificado su uso.
Otros cambios igual de importantes son los que se han producido a nivel técnico que mejoran su seguridad y la efectividad del correo no deseado, así como nuevas funcionalidades de integración en redes sociales, mensajería, almacenamiento, protocolo EAS…

Aunque la funcionalidad que más nos interesa como empresa en el nuevo Outlook.com, es la posibilidad de integrar nuestro dominio corporativo, con el que tendríamos las características siguientes:

• Gratuito. Tan sólo necesitas tener un dominio en Internet (como decía menos de 15€ anuales) con el que si sólo quieres tener correo (sin web), no necesitas  vincularlo a un hospedaje.
• 5GB para cada buzón/cuenta de correo.
• Hasta a 50 buzones 
• Seguridad. Antispam y antivirus que a diferencia de hospedajes baratos  no lo incluyen o lo cobrarían como extra.
• Disponibilidad. La infraestructura de Outlook.com es bastante  más robusta que los CPD de muchos proveedores hospedaje y desde luego a nivel de rendimiento muy superior frente a planes de hosting compartido.
• Webmail. Accede a tu email desde cualquier lugar vía web con una interfaz moderna y de mayor funcionalidad como la de Outlok.com en vez de los veteranos Horde, SquirrelMail o similares.
• Movilidad. Accede a tu email desde cualquier dispositivo móvil Android/iOS/WindowsPhone desde el que gracias al protocolo EAS, que aporta mayores ventajas frente a IMAP ,  podrás tener tu correo sincronizado, a nivel de mensajes leídos, notificación de mensajes nuevos, carpetas de correo… así como el calendario y tus contactos.

Cómo integrar nuestro dominio corporativo en Outlook.com

1. Registra un dominio en Internet

Lo primero es tener un dominio en Internet que te permita gestionar las entradas DNS, ya que será necesario añadir un registro MX y también conveniente algunos registros TXT y CNAME.
Si no tienes un dominio, te puedes hacer con uno fácilmente desde alguno de los muchos  registradores que hay en el mercado. El dominio lo registras por periodos anuales y el precio medio anda sobre los 15€/año. Como nombre de dominio lo aconsejable sería tratar de encontrar un nombre corto y sencillo de pronunciar para evitar andar deletreando si se lo decimos a alguien.

Oferta registro de dominios con Legolas System 

Puedes aprovechar la oferta de Legolas System que ofrece el registro de dominios y hosting a un precio de tan sólo 100$ y permite la configuración del DNS sin problema.Oferta de Dominios: Solicítalo ya

2. Vincula tu dominio a Outlook.com

Una vez tienes tu dominio accede al Centro de administración de Windows Live en el que debes iniciar sesión con una cuenta que ya tuvieras registrada en Windows Live y que será la designada para administrar  el dominio.
Clic en el botón Agregar dominio

Escribe el nombre de tu dominio y clic en Continuar

Por último, revisa el resumen de la configuración y clic en Aceptar

3. Modifica los DNS

Ahora hay que configurar algunas entradas DNS necesarias para la gestión de correo desde Outlook.com. Nos interesa especialmente el primer registro MX  de configuración que es específico para tu dominio.

Esta configuración la debes realizar desde el panel de control de tu dominio que te proporciona el proveedor donde lo registraste.
Debes buscar ahí, el apartado configuración/gestión DNS y añadir las siguientes entradas:
Registro MX para gestión de correo (obligatorio):

• Host: tudominio.com
• Tipo: MX10 o prioridad más alta
• Valor: el proporcionado por Live para tu dominio, algo similar a valoralfanumérico.pamx1.hotmail.com

Registro TXT confianza en el servidor (recomendable):

• Host: tudominio.com
• Tipo: TXT
• Valor: v=spf1 include:hotmail.com ~all

Registro CNAME para personalizar la URL de acceso a tu webmail, por ejemplo: http//webmail.tudominio.com o http://correo.tudominio.com (opcional)

• Host: webmail.tudominio.com o bién correo.tudominio.com
• Tipo: CNAME
• Valor: go.domains.live.com

Igualmente si vas a querer una URL específica para acceder a Skydrive u otros servicios proporcionados (Mapas, Perfil, Fotos, Calendario) deberás generar otro registro similar a éste.
Registros CNAME adicionales por si usaras POP3  (opcional)

• Host: pop3.tudominio.com
• Tipo: CNAME
• Valor: pop3.live.com

• Host: smtp.tudominio.com
• Tipo: CNAME
• Valor: smtp.live.com

4. Añade las cuentas de correo que necesites

Ya tenemos vinculado nuestro dominio corporativo a Outlook.com ahora sólo falta definir las cuentas de correo que necesitemos.
Para ello desde la Configuración del dominio en Windows Live:

• Vamos al apartado Cuentas de los miembros y clic en Agregar

• Indicamos el nombre del buzón de correo así como nombre y apellidos de la persona que va gestionar  ese correo así como una contraseña. Y listo!

5. Configuración personalizada

Puedes personalizar la URL de acceso a los distintos servicios que ofrece (Correo, Mapas, Fotos, Perfil, Skydrive, Grupo o Calendario) para ello desde Configuración del dominio clic en el apartado Direcciones personalizadas para agregar una URL para los servicios de nuestro interés.
Recuerda que debes crear un registro CNAME en la configuración DNS del dominio para cada una de las direcciones personalizadas que definas  tal y como indicaba en el apartado correspondiente.

6. ¿necesitas acceso POP3?

La gran ventaja del protocolo EAS es la posibilidad de sincronizar nuestro correo con los distintos dispositivos donde lo tengamos configurado. Siendo compatible con las  principales plataformas móviles (Android, iOS y Windows Phone) y se irá implementando en clientes de correo convencionales, actualmente la app Correo de Windows 8 u Outlook 2013 ya dan soporte.
Por sincronizar no me refiero a  descargar el Correo  y ya, tal como hace POP3, sino a una correcta sincronización de mensajes leídos, enviados, carpetas… con el valor añadido de sincronizar también nuestro Calendario y Contactos.
No obstante si por cualquier motivo quieres tener acceso como toda la vida descargando el correo por POP3,  puedes seguir usándolo. Los datos de configuración son:
Correo entrante

• Usuario: tucorreo@dominio.com
• Servidor: pop3.live.com
• Puerto: 995 con SSL (obligatorio)

Correo saliente

• Autenticado como POP3
• Servidor: smtp.live.com
• Puerto: 25 o 587 con SSL (obligatorio)

Recuerdas que aconsejaba hacer un par de registros CNAME adicionales, pues sirven para esto, tener personalizado con tu dominio el acceso a POP3, así utilizarías pop3.tudominio.com y smtp.tudominio.com
Quizá como nota negativa para quienes les guste o necesiten la compatibilidad, es que el acceso IMAP, de momento, no está soportado.
Otro punto negativo que también veo, es  el de redirecciones  de correo. Si ya has integrado tu dominio corporativo en Outlook.com debes crear cuentas de correo y configurar desde la propia cuenta de correo el reenvío que necesites, lo que sin duda es un engorro.
Por último, te recuerdo que he preparado una propuesta de servicio para ayudarte directamente en llevar tu correo a la nube.